Erfolgreiche Migration zu SAP S/4 HANA mit LANA Process Mining

Erfolgreiche Migration zu SAP S/4 HANA mit LANA Process Mining
August 16, 2019 Franzi

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, von einem älteren IT-System zu SAP S/4 HANA zu wechseln. Da der Softwarekonzern SAP den Support für die älteren Versionen bis 2025 einstellen will, ist dieser Wechsel nicht nur ratsam, sondern gewissermaßen eine Notwendigkeit. Damit ist jedoch häufig ein immenser Aufwand verbunden. Process Mining unterstützt Sie hier sowohl bei der Bestandsaufnahme als auch bei der Prozessumsetzung im neuen System und ermöglicht damit Ihre erfolgreiche Migration zu S/4 HANA. Wie ein Process Mining Tool wie LANA das schafft, lesen Sie in diesem Blog-Artikel.

S/4 migration with LANA Process Mining

Was ist SAP S/4 und wo liegen die Unterschiede zu anderen SAP-Versionen?

SAP hat mit S/4 HANA 2015 eine neue Version ihrer Enterprise-Resource-Planning-Lösung auf den Markt gebracht. Die Kunden reagierten jedoch verhalten. Zu groß ist für viele immer noch der Aufwand und das Risiko, welches eine Migration mit sich bringt

Der größte Unterschied zwischen den Vorgängerversionen und S/4 HANA ist die genutzte Datenbank, SAP HANA. Die Daten werden nicht länger auf Festplatten, sondern im Arbeitsspeicher gehalten. Dies erhöht die Performance der ERP-Lösung erheblich. Darüber hinaus unterscheidet sich auch die Speicherreihenfolge der HANA Datenbank von den bisher von SAP genutzten Datenbanken. Hier werden die Daten nicht zeilenorientiert, sondern spaltenorientiert gespeichert. Ein Beispiel dafür sowie weitere Unterschiede finden sie hier . Durch diesen “Richtungswechsel” können Unternehmen Aggregationen und Berechnungen wesentlich schneller durchführen. Außerdem ist SAP S/4 die erste EPR-Anwendung von SAP, die vollständig als Cloud-Lösung angeboten wird. Damit ändert sich auch die Bepreisung des Produkts. Sie geht weg von nutzeranzahlbasierten Preisen hin zu Kosten, die sich nach der Menge der genutzten Ressourcen richten.

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Wie unterstützt Process Mining eine Systemmigration?

Nachdem Sie sich für ein IT-System wie SAP S/4 HANA und für eine Migrationsstrategie entschieden haben, können Sie mit der Vorbereitung und anschließend der eigentlichen Migration beginnen. 

1. Aufnahme des Ist-Zustandes und Optimierung der Ist-Prozesse

Um die Mechanismen und Abläufe des Altsystems richtig in S/4 abbilden zu können, müssen Sie zunächst den aktuellen Stand dieses Systems und der Systemprozesse begutachten. Dazu gehört auch die Evaluation der relevanten Daten und Nutzerrechte. Hier hilft Process Mining bei der Erkennung der realen und relevanten Prozesse auf Basis von Log-Dateien des Altsystems. Darüber hinaus können die Prozesse auf Grundlage dieser Daten analysiert und Optimierungspotentiale erkannt werden. So wird sichergestellt, dass möglichst optimale Prozessabläufe in SAP S/4 umgesetzt werden. Dies bietet sich vor einer Migration besonders an, da die Prozesse im neuen System ohnehin angepasst werden müssen und irrelevante Prozesse gegebenenfalls gar nicht erst übertragen werden. Idealerweise können Sie die relevanten Prozesse so optimieren, dass sie zu SAP-Standardprozessen migriert werden können. Dadurch sinkt der Konfigurations- und damit der Migrationsaufwand, während der Nutzen des Neusystems gesteigert wird. Außerdem zeigt Ihnen eine Process-Mining-Analyse mit LANA Process Mining Prozesse auf, die bereits einen hohen Standardisierungsgrad besitzen und sich daher anbieten, in S/4 automatisiert zu werden. 

Parallel dazu sollten Sie einen ersten beispielhaften Datensatz extrahieren, etwa die Daten zu einem Prozess oder einer Abteilung. Diese Daten sind für die nächste Phase der Migration relevant.

2. Überprüfen der Prozessumsetzung im Testsystem

Bevor die eigentliche Migration durchgeführt wird, sollten Sie zunächst ein SAP-S/4-Testsystem aufsetzen. In dieses Testsystem wird der extrahierte Beispieldatensatz geladen. Der Vorteil des Testsystems ist, dass die Architektur und die Standardprozessabläufe denen des künftigen Produktivsystems entsprechen, sodass Sie hier Konfigurationen und Anpassungen testen können, bevor sie tatsächlich umgesetzt werden und gegebenenfalls das Tagesgeschäft beeinträchtigen. Das reduziert außerdem die Fehlerrate bei der eigentlichen Migration. Mit Process Mining prüfen und analysieren Sie die vorgenommene Prozessumsetzung im Detail. So finden Sie fehlerhaft Konfigurationen und passen diese nutzenbringend an. Weiterhin ermöglicht LANA Process Mining den Vergleich von neuen Kennzahlen und jenen aus dem Altsystem, sodass der Mehrwert einer Migration zu SAP S/4 HANA sichtbar wird und als Migrationsargument für weitere Firmenbereiche genutzt werden kann.

3. Durchführen von Integrations- und Schnittstellentests im Testsystem

Beim Laden der Daten in das Testsystem wird für dieses bereits ein Integrationstest durchgeführt. Es wird also überprüft, ob die jetzigen Daten und Prozesse sich in das “neue” System integrieren lassen. Darüber hinaus ist es ratsam, Tests für die verschiedenen Schnittstellen zu anderen Systemen durchzuführen. LANA Process Mining hilft Ihnen dabei, mit Log-Dateien aus SAP S/4 Prozessschnittstellen zu finden und zu analysieren. Auf Basis der Test- und Analyseergebnisse können Sie Anpassungen an den Prozessen, Daten und Schnittstellen vornehmen, ohne dass das Tagesgeschäft gefährdet wird.

4. Durchführung von Nutzertests

Wenn alle Daten und Prozesse so umgesetzt wurden, wie sie auch im späteren Produktivsystem sein sollen, können die künftigen Nutzen mit dem Testen des Systems beginnen. So wird die Umsetzung noch einmal aus einer anderen Perspektive geprüft. Auch hier hilft LANA Process Mining Ihnen, die ausgeführten Prozesse hinsichtlich möglicher Optimierungs- und Fehlerpotentiale zu analysieren und zu verbessern. Die Phase der Nutzertests sollte circa einen Monat dauern.

5. Go Live

Nachdem alle Tests erfolgreich abgeschlossen sind, beginnen Sie damit, das neue SAP-System in Betrieb zu nehmen. Für diesen Vorgang gibt es unterschiedliche Strategien. Die zwei bekanntesten Strategien sind “Big Bang” und der vorläufige “Parallelbetrieb” des alten und des neuen Systems.

6. Finale Prüfung der Umsetzung im produktiven Betrieb

Auch im produktiven System sollten Sie immer wieder überprüfen, ob die Prozesse wie geplant ablaufen und ob das System wie gewünscht funktioniert. Mit Lösungen wie LANA Process Mining können Sie Ihre Prozesse ganzheitlich monitoren. LANA ermöglicht Ihnen, weitere Optimierungspotentiale und alternative Prozessvarianten zu finden. Auf Basis dieser Erkenntnisse können Sie Ihre Prozesse kontinuierlich anpassen und Ihr Tagesgeschäft weiter stärken.

Die Funktionen und Möglichkeiten von Process Mining unterstützen Sie während des gesamten Migrationsprozesses nach SAP S/4 HANA. Lösungen wie LANA Process Mining ermöglichen es Ihnen, möglichst optimale, effiziente und effektive Prozesse direkt mit Einführung des Systems umzusetzen. Auch Automatisierungs- und Standardisierungsmöglichkeiten werden so aufgedeckt und können direkt implementiert werden. Nach der erfolgreichen Migration unterstützt Sie LANA, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren und so immer das Maximum mit Ihren Prozessen zu erreichen.

Spreche Sie mit unseren Experten, um zu erfahren, wie LANA Process Mining Sie bei Ihrer Migration zu SAP S/4 unterstützen kann.