Analyse

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Analyse

Bei einer Analyse im Geschäftsprozessmanagement wird detailliert der Prozess, sowie die einzelnen Prozessschritte (Aktivitäten, Liegezeit) untersucht. Gegenstand dieser Analysen können Performance-Eigenschaften, wie Durchlaufzeiten oder Kosten, sowie Verantwortlichkeiten, oder die Compliance des Prozesses sein. Ergebnis sind detaillierte Informationen zur Prozessleistung. So werden beispielsweise Schwachstellen oder Engpässe identifiziert, sodass Optimierungspotenziale im Prozess sichtbar werden.

Warum sind Analysen so wichtig?

Analysen sind wichtig, da anhand der Datenanalysen Muster identifiziert werden. Dadurch ist es möglich, abzuleiten was in den Prozessen und den IT-Systemen passiert. So wird unter anderem geprüft, wie und ob sich die Nutzer an die vorgegebenen Prozesse halten. Diese Erkenntnisse sind insbesondere zur Prüfung der Compliance beziehungsweise Regelkonformität wichtig. Darüber hinaus werden Optimierungspotenziale, wie Engpässe oder doppelte Prozessschritte aufgedeckt. Das kann beispielsweise eine nicht vorgesehene, doppelte Prüfung eines Dokuments sein. Bei der Analyse eines Prozesses fallen solche Doppelarbeiten oftmals nicht auf, da die Prüfung zum Beispiel von verschiedenen Personen ausgeführt wird. Durch die Analyseergebnisse kann der Prozess verbessert und dessen Durchlaufzeit verkürzt und so Kosten reduziert werden.

Was wird bei den Analysen gemacht und berücksichtigt?

Was bei Analysen geschieht ist im Grunde immer ähnlich. Welche Kennzahlen näher untersucht werden ist jedoch abhängig von Zielsetzung der Analyse. Bei einer Performance-Analyse liegt der Fokus beispielsweise auf den Durchlaufzeiten und oder den verursachten Kosten des Prozesses bzw. der einzelnen Aktivitäten im Prozess. Durch Process Mining wird es darüber hinaus möglich, Ursachen von Optimierungspotenziale automatisiert abzuleiten. Diese werden unter anderem in Form von Regeln dargestellt, die Zusammenhänge von signifikanten Attributen zu Prozessschwachstellen wiedergeben. Eine solche Regel beschreibt zum Beispiel, dass eine Prozessabweichung immer bei einem Einkaufswert über 10.000 € auftritt.

Eine Analyse im Process Mining läuft in der Regel wie folgt ab:

1 – Prozessdaten bzw. Systemdaten werden aus dem IT-System extrahiert (Event-Logs) bzw. aufgezeichnet
2 – Transformieren der Daten in ein einheitliches Format
3 – Importieren der Daten in das Analyse-Tool
4 – Begutachten der Daten im Tool bzw. manuelle Datenbegutachtung
5 – Automatisches bzw. Manuelles Ableitung von Optimierungspotentialen
6 – Herausfinden der Ursachen der Optimierungspotentiale

 

Verwandte Begriffe: Ursachenanalyse, Optimierungspotential, Compliance, Conformance-Checking