Prozessoptimierung

Prozessoptimierung

Prozessoptimierung

Prozessoptimierung beschreibt den Verbesserungsprozess sowie die resultierende Verbesserung eines real ablaufenden Ist-Prozesses in einem Unternehmen. Dabei werden die Ist-Prozesse eines Unternehmens anhand ihrer Prozessmodelle sowie in Bezug auf ihre Performance analysiert. Durch diese Analysen können Optimierungspotenziale erkannt werden. Diese werden zunächst in einen Soll-Prozess eingearbeitet. Die Prozessoptimierung ist Teil der Prozessmanagementlebenszyklus und erfolgt nach der Prozessdokumentation.

Warum müssen Prozesse optimiert werden?

Hauptgrund einen Prozess zu optimieren ist, dass der Prozess an sich besser ablaufen soll. Sodass er beispielsweise schneller, günstiger oder mit weniger Fehlern abläuft. Doch auch Faktoren aus der unternehmerischen Umgebung können Grund für einen Optimierungsbedarf sein. Das kann unter anderem eine Änderung der Unternehmens- und damit der Prozessstrategie, die Anschaffung eines neuen IT-Systems, die Standardisierung der Prozesse oder Veränderung von Richtlinien (gesetzlich oder unternehmensintern) sein.

Wie werden Prozesse optimiert?

Zunächst werden anhand der erstellten Modelle die dokumentierten Ist-Prozesse analysiert. Von diesen Analysen können potentielle Schwachstellen und Engpässe abgeleitet werden. Solche Engpässe können zu hohe Auslastungen oder Durchlaufzeiten sein. Abschließend müssen die zu optimierenden Prozesse priorisiert werden, da gegebenenfalls nicht alle gleichzeitig optimiert werden können. Folgende Punkte sollten in die Priorisierung einfließen: Die unternehmerische Relevanz des Prozesses (ein Kernprozess sollte vor einem Unterstützungsprozess optimiert werden), die verursachten Kosten, die Häufigkeit des Prozesses beziehungsweise die Anzahl dessen Ausführungen, oder auch die Kritikalität des Prozesses. Falls ein Prozess mehrere, nicht auf einmal lösbare Optimierungspotentiale aufweist, müssen auch diese priorisiert werden.

Für umfassende Änderungen muss ggf. ein Prozessoptimierungsprojekt initiiert werden. Dieses gilt es nach der Priorisierung zu planen. Die Planung umfasst zudem alle Punkte, die auch bei der Planung eines herkömmliches Projektes zu berücksichtigen sind (Organisation, Ressourcen, Ziele).

Anschließend kann die Prozessoptimierung von den verantwortlichen Personen durchgeführt werden. Die Durchführung kann zudem unter Verwendung von bestimmten Methoden, wie Six Sigma, von statten gehen. Es gilt Problemursachen zu finden und überarbeitete Soll-Prozesse zu entwerfen. Das Soll-Modell sollte vor der Umsetzung ebenfalls einer Analyse unterzogen werden, um sicherzustellen, dass die gefundenen Optimierungspotenziale realsiert und Richtlinien eingehalten werden. Gibt es mehrere Varianten eines Soll-Prozesses, müssen diese priorisiert werden. Die Priorisierung sollte neben den bereits genannten Kriterien auch die Umsetzbarkeit der Varianten berücksichtigen.

Sobald ein Soll-Prozess analysiert und verifiziert wurde, kann dieser umgesetzt werden. Durch diese Umsetzung wird der Soll-Prozess daher zum neuen Ist-Prozess.

Der Ablauf einer Prozessoptimierung stellt sich somit wie folgt dar:

1. Analyse der Ist-Prozesse
2. Ableiten von Prozessschwachstellen
3. Priorisierung der zu optimierenden Prozesse
4. Ggf. Planen und initiieren eines Prozessoptimierungsprojektes
5. Entwerfen von Soll-Prozessen
6. Überprüfen und analysieren der Soll-Prozesse
7. Priorisieren der Soll-Prozesse
8. Umsetzung des “besten” Soll-Prozesses

 

Verwandte Begriffe: Geschäftsprozessmanagement, Geschäftsprozess, Prozessmanagementlebenszyklus