Referenzprozess

Referenzprozess

Referenzprozess

Als Referenzprozess wird ein Prozess bezeichnet, der einen gewünschten Idealzustand abbildet. Der Prozess stellt also dar, wie der Prozess ablaufen soll. Dieser “Soll-Ablauf” kann jedoch vom tatsächlich gelebten Prozess abweichen. Im Process Mining wird daher oft der Ist-Prozess mit dem Referenzprozess verglichen. Dieser Soll-Ist-Vergleich wird auch als Conformance Checking bezeichnet.

Wie kann der Referenzprozess vom Ist-Prozess abweichen?

Da der Referenzprozess häufig im Zuge der Prozessdokumentation erstellt und nicht kontinuierlich angepasst wird, ist es möglich, dass sich der Prozess in der Realität verändert. Wird das bestehende Prozessmodell nicht ebenfalls aktualisiert, weichen beide Prozess voneinander ab. Die Abweichungen können die Prozessstruktur oder die Performance des Prozesses betreffen.

Abweichungen der Prozessstruktur betreffen den dokumentierten Prozessablauf. Es können beispielsweise Prozessschritte übersprungen oder zusätzlich durchgeführt werden. Es ist auch vorstellbar, dass im Ist-Prozess Prozessschleifen auftreten, die jedoch nicht im Referenzprozessmodell dokumentiert sind.

Ob man Abweichungen in der Performance feststellen kann, hängt davon ab, ob die Prozess-Performance ebenfalls in der Prozessdokumentation festgehalten wurde. Ist dies der Fall, können diese Werte verglichen und auf Abweichungen hin untersucht werden. Abweichungen in der Prozess-Performance können bei den Bearbeitungszeiten, Wartezeiten oder der gesamten Durchlaufzeit auftreten. Gibt es Abweichungen in der Bearbeitungs- oder Wartezeit, weicht auch die gesamte Durchlaufzeit ab, da sich die Durchlaufzeit aus der Summe der unterschiedlichen Teilzeiten (Bearbeitungszeit, Liegezeit, Transportzeit, Wartezeit) ergibt.

Darüber hinaus ist es auch vorstellbar, dass die einzelnen Prozessschritte von anderen Mitarbeitern oder aber in nicht dokumentierten Abteilungen ausgeführt werden. Dadurch entstehen ebenfalls strukturelle Prozessabweichungen. Ob diese Abweichungen feststellbar sind, hängt, wie bei den Performance-Abweichungen, von den dokumentierten Prozessen ab. Beim Process Mining sind die Abweichungen abhängig von den vorhandenen Daten ab.

 

Verwandte Begriffe: Process Mining, Geschäftsprozess, Conformance Checking, Ist-Prozess, Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Liegezeit, Transportzeit, Wartezeit