Agilität realisieren: Mit Process Mining zur agilen Organisation

Agilität realisieren: Mit Process Mining zur agilen Organisation
February 26, 2019 Shirin
In Know-how, Process Management, Process Mining

Anpassungsfähigkeit, Proaktivität und Innovationsfähigkeit bilden das Fundament agiler Organisationen. Ein Unternehmen gilt als agil, wenn es die Fähigkeit hat, sich schnell und flexibel an Veränderungen anzupassen – dynamisch anstatt statisch zu agieren. Kurz: proaktiv, antizipiert und initiativ zu handeln. Diese Fähigkeiten sind für Unternehmen heutzutage geradezu überlebenswichtig. Unser schnelllebiges wirtschaftliches und gesellschaftliches Umfeld, zunehmender internationaler Wettbewerbsdruck und steigende Kundenanforderungen fordern: mehr Agilität.

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Zeit ist heutzutage einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg und das Überleben von Unternehmen. Die Reaktions- oder Adaptionszeit von Organisationen ist entscheidend für den Erfolg neuer Innovationen, beeinflusst die Kundenzufriedenheit und die Resistenz gegen hartnäckige Probleme. Genau aus diesen Gründen verfolgen Unternehmen immer mehr agile Ansätze. Schauen wir uns also genauer an, auf welchen Grundsätzen das agile Management baut – zumindest in der Theorie. Und wie diese Ansätze mit Process Mining effektiv realisierbar sind.

Agiles Management: Erfüllte Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter

Zu den Konzepten von agilem Management zählt unter anderem das Abgeben von Verantwortung über Prozesse oder Projekte an Mitarbeiter bzw. Teams. Das soll nicht nur die Flexibilität und Adaptionsfähigkeit der Teams erhöhen, sondern den Mitarbeitern neue Motivation und Sinngefühl geben. Diese Dezentralisierung wirkt sich positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus, da die Kommunikation verbessert wird und die Entscheidungsprozesse effizienter werden. Und nicht zuletzt belegen Studien, dass motivierte und erfüllte Mitarbeiter produktiver sind. Gleichzeitig ist Agilität eine Frage der Unternehmenskultur und individuellen Einstellung. Agiles Management und agiles Arbeiten basiert auf der Bereitschaft von Mitarbeitern und Verantwortlichen, sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen.

Agilität und der unersättliche Kunde

Der Kunde steht im agilen Management klar im Fokus. Es gilt, möglichst schnell und flexibel auf Kundenanforderungen einzugehen. Kunden werden immer anspruchsvoller, daher ist es wichtig, die Kundenanforderungen möglichst effizient zu erfüllen. Während die Öffentlichkeit vor 15 Jahren noch von Mobiltelefon-Kameras begeistert waren, werden diese heutzutage als eine Standardfunktion wahrgenommen. Die Kunden lernen die Kamera erst dann wieder zu schätzen, wenn beispielsweise die Bildauflösung ihre Erwartungen übertrifft. Unternehmen müssen also immer neue, verbesserte Produkte an den Markt bringen, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden, die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu gewährleisten und konkurrenzfähig zu bleiben. Dazu müssen sie in der Lage sein, frühzeitig wirtschaftliche und gesellschaftliche Trends zu identifizieren. Diese Informationen gilt es dann möglichst effizient in neue oder bestehende Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse zu integrieren.
Agilität in Organisationen kann im Wesentlichen in sechs Kategorien unterteilt werden:

– Agiles Zielbild
– Kundenorientierte Organisationsstruktur
– Iterative Prozesslandschaften
– Mitarbeiterzentriertes Führungsverständnis
– Agile Personal- und Führungsinstrumente
– Agile Organisationskultur

Insbesondere für große Unternehmen ist die Einführung agiler Methoden häufig eine Herausforderung. Hierarchische, starre Strukturen und eine traditionelle Unternehmenskultur erschweren zum Teil das Einführen agiler Konzepte. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist außerdem die Bereitschaft und Mitarbeit aller Beteiligter erforderlich.
Allerdings gibt es Methoden, mit denen sich die Einführung und Praxis agiler Ansätze effizienter und erfolgreicher gestalten lässt – wie zum Beispiel Process Mining. Process Mining ist die datengetriebene Analyse von Geschäftsprozessen – und ist damit ein Erfolgsfaktor im agilen Management.

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Agilität mit Process Mining – mehr Effizienz und Effektivität

Mit Process Mining werden die notwendigen prozessualen Informationen bereitgestellt, die agiles Verhalten ermöglichen. Process Mining verwertet systemübergreifende Daten, indem die Prozesse visuell dargestellt und automatisiert analysiert werden. So werden nicht nur Optimierungspotentiale identifiziert, sondern frühzeitig prozessspezifische Risiken und Trends aufgedeckt. Process Mining verkürzt Reporting-Zyklen, da unter anderem komplexe Datenerhebungen nicht mehr notwendig sind. Die Prozessdaten werden nach Bedarf aus den IT-Systemen extrahiert, transformiert und in Analyse-Tools wie LANA Process Mining geladen. Damit liegen wichtige und zeitkritische Informationen den Verantwortlichen zeitnah vor, weshalb der Prozess deutlich effizienter und effektiver verbessert werden kann. Wenn Unternehmen sich nur an dem Prozess-Output bzw. den Konsequenzen orientierten, dann kann das zu antizyklischem Ergreifen von Maßnahmen führen. Wenn beispielsweise in einem Produktionsprozess ein temporärer Engpass vorliegt und dieser erst nach einer Vielzahl überfälliger Endprodukte identifiziert wird, können Maßnahmen zur Engpassbeseitigung zu spät und eventuell überflüssig sein. Der “Schaden” ist bereits eingetroffen. Process Mining sorgt also dafür, dass Unternehmen agil und datenbasiert auf Veränderungen reagieren können. Transparenz in die eigenen Prozessabläufe, Identifizierung von Optimierungspotentialen und zukünftigen Trends, effizientes Reporting – Process Mining vermittelt die entscheidenden Informationen zum richtigen Zeitpunkt für die Realisierung von Agilität.

Die Formel für zufriedene Kunden: Schnelle Adaption und stetige Qualitätssteigerung

Mit Process Mining werden Engpässe, unerwünschte Prozessabweichungen und Compliance-Verstöße frühzeitig identifiziert. In der automatisierten Ursachenanalyse von LANA werden zusätzlich Problemursachen aufgedeckt. Den Verantwortlichen wird somit eine faktenbasierte Grundlage für Verbesserungsmaßnahmen geliefert. Damit kann flexibel, schnell und effektiv auf interne und externe Veränderungen oder Ereignisse reagiert werden. Gerade bei regulatorischen Änderungen, wie Gesetzesänderungen, ist Agilität wichtig. Dazu wird im Process Mining das Conformance Checking eingesetzt: Dabei wird der Ist- mit dem Soll-Prozess verglichen und nach kritischen Abweichungen geprüft. Auch bei Verhaltens- oder Präferenzänderungen von Kunden und Zielgruppen sind schnelle und richtige Reaktionen gefordert. Mit effizienten Prozess-Auswertungen und kontinuierlichem Kennzahlen-Monitoring werden solche Veränderungen frühzeitig identifiziert. Damit kann das Unternehmen agil auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Kunden- und Zielgruppen reagieren. Mit Process Mining kann insgesamt eine kontinuierliche, kundenorientierte Verbesserung der Prozessqualität realisiert werden, die zu einer entsprechende Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität führt. Schnelle Adaptionen an Kundenanforderungen und stetige Qualitätssteigerung stellen die Kunden nachhaltig zufrieden.

Die Grundsätze und Ideale vom Konzept “agiler Unternehmen” sind so relevant wie nie. Auch wenn das Ideal der agilen Organisation noch eher ein theoretisches Konstrukt ist, haben viele Unternehmen bereits einige agile Ansätze für sich entdeckt. Scrum, Design Thinking oder Business Model Canvas – ob und welche Methode die Richtige ist, ist kontextabhängig. Denn Agilität sollte nicht zu sehr auf die Kosten der Qualität gehen. Dieser Trade-Off wird im Process Mining minimiert. Denn Process Mining ist nicht nur eine sehr effiziente Methode ist, um agiles Prozessmanagement zu realisieren, sondern auch um Prozessexzellenz zu erzielen. Also das Umsetzen von effizienten, effektiven und qualitativ hochwertigen Prozessen, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie sind. Welches Ziel Sie auch immer verfolgen: mehr Agilität, mehr Exzellenz oder beides, Process Mining ist der perfekte Start.

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