Process Mining für Beginner

Process Mining für Beginner
May 17, 2019 Jonny
In Process Mining

Ob auf einer Veranstaltung wie dem Prozessmanagement Forum, im Gartner Market Guide oder durch professionelle Netzwerke: Mehr und mehr Unternehmen entdecken Process Mining – die Technologie, die die Prozessanalyse revolutioniert. Doch was ist Process Mining eigentlich genau? In der Recherche stößt man häufig auf Begriffe wie Datentransformation, Discovered Models und Conformance Checking. Was aber steckt hinter all diesen Begrifflichkeiten?

Lassen Sie uns das Thema Process Mining einmal Schritt für Schritt erschließen. Lernen Sie, wie Sie ganz einfach Ihre ersten Schritte in Richtung optimaler Prozesse machen können.

Die Grundlagen: Von Daten und Digitalisierung

Process Mining hat zum Ziel, Geschäfts- und Produktionsprozesse präzise auf Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu analysieren. Damit leiten Sie eine Strategie für gezielte Optimierungen ab.

Um das zu erreichen, benötigt ein Process-Mining-Tool jedoch erst einmal Input. Es braucht Informationen, anhand derer die Software die Prozesse überhaupt verstehen kann. Hier kommen Log-Dateien ins Spiel.

SAP System Infrastructure Network Cloud

Prozesse, die durch eine beliebige Art von IT-System laufen, hinterlassen Daten. Denken Sie beispielsweise an einen Bestellvorgang über SAP. Das System sammelt automatisch Informationen über die Bestellung, die Kunden, Preise, und weiteres. Genau so speichern zum Beispiel MRP-Systeme (“Material Requirements Planning”) Daten zu Materialvorräten und Vorgängen in der internen Logistik.

Das System speichert all diese Informationen in Form von Logs. Stellen Sie sich diese Dateien vor wie die Log-Bücher auf Schiffen, nur dass die Einträge nicht manuell, sondern automatisiert erstellt werden. Sie beinhalten Daten zu konkreten Prozessaktivitäten, Zeitstempel für diese Aktivitäten und eine Menge anderer sogenannter “Attribute”, wie Kosten, Standort oder verantwortliche Geschäftseinheiten.

Sie werden es schon mitbekommen haben: Da Process Mining ohne diese Log-Dateien nicht funktioniert, kann die Technologie nur sinnvoll bei digital aufgezeichneten Prozessen angewandt werden. Sollte beispielsweise Ihre Rechnungsprüfung noch vollständig auf Papierbasis erfolgen, ohne dass ein einziger Wert in den Computer eingetragen wird, gibt es natürlich auch nichts, das von einem Process-Mining-Tool gelesen werden kann. Die Technologie ist daher für viele Unternehmen ein Antrieb zur digitalen Transformation.

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Mit LANA Process Mining haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Digitalisierungsstrategie. Wie LANA Ihr Unternehmen schneller, effizienter und smarter macht, erfahren Sie im Gespräch mit unseren Experten.

Der nächste Schritt: Vom Log zum Prozess

Die Log-Dateien Ihrer IT-Systeme bilden nun das Futter für das Process-Mining-Tool. Die Software liest die Daten, erkennt Zusammenhänge und verfolgt die Prozessaktivitäten virtuell nach. Damit all das fehlerfrei funktioniert, ist zuvor meist eine Validierung bzw. Transformation der Daten nötig. Ihre IT-Experten arbeiten dabei meist mit Data Scientists zusammen, um die Datensets zu vereinheitlichen und zum Beispiel mögliche Lücken in den Daten zu schließen.

Das erste, was die Software aus den Prozessdaten macht, ist ein sogenanntes Discovered Model. In diesem virtuellen Modell ist Ihr Prozess genau so visualisiert, wie er im tatsächlichen Betriebsablauf stattfindet. Ist in den Daten für eine bestimmte Maschine in der Produktion stets lange Wartezeit aufgezeichnet? Dann sehen Sie im Prozessmodell hier einen Engpass. Wird ein gewisser Schritt in der Rechnungsprüfung gelegentlich ausgelassen? Das Modell zeigt Ihnen diese Überspringungen (“skips”).

Process Mining BPM - Direct Follower Graph | Lana Labs

Der Clou: Process Mining baut dieses Discovered Model in all seinen Variationen innerhalb von Sekunden. Was Prozessanalysten früher Stunden und Tage gedauert hat, wird nun auf Knopfdruck automatisch für Sie vorbereitet.

Dieses Modell bringt Ihnen bereits umfassende und tief gehende Transparenz in Ihre Prozesse. Die Einblicke in Engpässe, Schwachstellen und Möglichkeiten zur Optimierung sind für viele Unternehmen unschätzbar wertvoll. Die Benefits von Process Mining hören hier jedoch nicht auf.

In die Tiefe: Conformance Checking und Ursachenanalyse

Hier liegt die wahre Stärke von Lösungen wie LANA Process Mining. Das Tool visualisiert nicht nur Ihre Prozesse, es übernimmt auch automatisiert die komplette Analyse.

Sie können das erstellte Discovered Model, das den Ist-Zustand eines Prozesses darstellt, ganz einfach mit einem Target Model, dem Soll-Modell verbinden. Dieses Modell stellt den Prozess dar, wie er im Idealfall ablaufen soll. Das Tool vergleicht diese beiden Modelle und kann Ihnen binnen Sekunden direkt die Abweichungen des Ist- vom Soll-Zustands aufzeigen. Dieser Soll-Ist-Abgleich nennt sich auch Conformance Check.

Soll-Ist-Abgleich Process Mining

Ein Tipp: Mit dem Conformance Check lassen sich nicht nur ineffektive Prozessabweichungen finden. Die Funktion eignet sich auch besonders, um Ihre Geschäftsabläufe auf interne und externe Compliance zu prüfen, etwa in Vorbereitung auf ein wichtiges Audit.

Zuletzt ein Blick auf ein Feature, das LANA Process Mining einzigartig macht und das Ihre Optimierungsmaßnahmen zum Kinderspiel macht: die Ursachenanalyse (auch Root Cause Analysis). LANA zeigt Ihnen nicht nur, wo welche Abweichungen in Ihren Prozessen auftreten. Das Tool nutzt innovative Ansätze aus dem Machine Learning, um noch einen Schritt weiter zu gehen. In der Ursachenanalyse zeigt LANA Ihnen gezielt die Ursachen für gefundene Schwachstellen. Jeder vierte Prozessdurchlauf hat auffällig hohe Wartezeiten? Mit LANA finden Sie heraus, an welcher Maschine oder in welcher Produktkategorie diese Verzögerungen primär auftreten. Nutzen Sie dieses Wissen als Startpunkt für nachhaltige Prozessverbesserungen.

Haben Sie noch weitere Fragen zu Process Mining? Oder sind Sie bereit, aus der Theorie in die Praxis überzugehen? Unsere Experten zeigen Ihnen, wie Sie am besten mit Process Mining durchstarten.