Process Mining im P2P – Hohe Einsparungen durch optimierten Einkauf

Process Mining im P2P – Hohe Einsparungen durch optimierten Einkauf
March 25, 2019 Jonny
In Process Mining

In so gut wie jeder Branche gehört der Einkauf zu den wichtigsten Geschäftsprozessen jedes Unternehmens. Dennoch wird der tatsächliche Ressourcenaufwand, und damit verbunden das wahre Einsparpotential, des Purchase-to-Pay (P2P) Prozesses häufig unterschätzt. Aus diesem Grund hat sich P2P zu einem der zentralen Anwendungsfälle für Process Mining entwickelt. Es ist ein klassisches Beispiel für ressourcenintensive Prozesse, die heutzutage fast vollständig über IT-Systeme wie SAP ablaufen, und dabei Unmengen an vermeintlich unsichtbaren Daten ansammeln.

Process Mining Software wie LANA tritt genau in diese Lücke ein und verarbeitet jene Systemdaten in umsetzbare Optimierungsansätze für das Unternehmen. Im Einkauf zeigt sich dabei konkret: Bereits ein erstes Analyseprojekt mit LANA Process Mining identifiziert Einsparpotentiale in sechs- bis siebenstelliger Höhe und macht den P2P-Prozess effektiver, effizienter und schafft die Grundlage für nachhaltige Automatisierung.

Strategisch transformieren. Smart implementieren. Nachhaltig optimieren.

Mit LANA Process Mining haben Sie die volle Kontrolle über Ihr Prozessdesign. Wie LANA Ihnen zu besseren, schnelleren und nachhaltigeren Prozessen verhilft, erfahren Sie im Gespräch mit unseren Experten.

Effizientere Abläufe: Ressourcenverbrauch durch Rework

Der P2P-Prozess hat in der Theorie klare Abläufe: Ein Auftrag wird erteilt, die Rechnung wird erhalten, beglichen und dokumentiert. In der Praxis läuft es natürlich nicht immer so geradlinig ab. Dann wird ein Auftrag nach Vergabe noch einmal angepasst, oder eine Rechnung wird geändert, wird zu spät abgeschickt oder es gibt Unstimmigkeiten in der Bezahlung.

All diese Punkte verzögern den Prozess und kosten zusätzliche Ressourcen – Zeit, Geld und Arbeitskräfte. Mit herkömmlichen Methoden ist es jedoch schwierig, diesen Prozessabweichungen auf den Grund zu gehen. Häufig werden sie als natürlicher Bestandteil im Einkauf akzeptiert. Doch was, wenn es besonders ein spezifischer Lieferant ist, dessen Rechnungen im Nachhinein noch angeglichen werden? Was, wenn es eine konkrete Auftragskategorie gibt, in der regelmäßig Probleme in der Bezahlung entstehen?

Process Mining geht diesen Faktoren gezielt auf den Grund. LANA erstellt dazu einerseits ein transparentes und vollumfassendes Modell des Ist-Prozesses, wo kritische Abweichungen direkt hervorgehoben werden. Die KI-gestützte Ursachenanalyse geht diesen Problempunkten dann gezielt an die Wurzel. So werden direkt die Punkte sichtbar, die den Prozess ineffizient und ressourcenaufwändig machen.

Process Mining P2P – Digital Systems

Hunderttausende Euro einsparen: Skonto und Liegezeiten

Skontofristen sind jeder Einkaufsabteilung ein Begriff. Doch durch Verzögerungen im Prozessablauf oder zu lange Wartezeiten verstreichen diese Fristen oftmals, ohne dass das Sparangebot in Anspruch genommen wird. Die Gründe dafür können vielfältig sein, von Engpässen in der Rechnungsabteilung bis hin zu fehlerhaft ausgestellten Rechnungen.

Die Konsequenz ist jedoch stets die gleiche: Verschenktes Sparpotential. Was für einzelne Aufträge noch unbedeutend wirken mag, häuft sich jedoch über ein Quartal oder das ganze Jahr verteilt immer weiter an. Ohne systematischen Überblick über diese Kennzahlen fallen solche Probleme jedoch nur selten auf.

Mit einer Process-Mining-Lösung wie LANA Process Mining wird dieser Überblick mit wenigen Mausklicks geschaffen. Durch die leistungsstarken Filterfunktionen lassen sich nicht nur gezielt Skonto-Überschreitungen feststellen, sondern auch die Bearbeitungs- und Liegezeiten statistisch miteinander verglichen werden. Gezielte Optimierungsmaßnahmen gewährleisten dann die fristgerechte Einhaltung der Skonto-Bedingungen. Und das Praxisbeispiel zeigt: Dies kann zu Einsparungen in sechsstelliger Höhe führen!

Process Mining hat im P2P-Prozess noch einiges mehr zu bieten. Wie LANA bei einem Industriekunden kritische Fälle von Maverick Buying aufgedeckt hat und dem Einkauf zur Automatisierung verhalf, erfahren Sie in unserem kostenlosen Use Case.