Wie Sie Ihre Process-Mining-Initiative auf den Weg bringen

Wie Sie Ihre Process-Mining-Initiative auf den Weg bringen
July 9, 2019 Franzi
In Know-how, LANA, Process Mining, Resources

Das Marktforschungsunternehmen Gartner deklariert Process Mining wiederholt als zukunftsrelevantes Thema. Auch in den Unternehmen selbst wird zunehmend über Process Mining und dessen Vorteile diskutiert. Dennoch kann es zum Teil herausfordernd sein, das Unternehmen oder Kollegen von Process Mining zu überzeugen. Im folgenden Artikel finden Sie einige Tipps, wie Sie trotzdem erfolgreich eine Process-Mining-Initiative in Ihrem Unternehmen starten.

ProcessMIningInitiative_Start_Empower

Erkennen Sie die Einstellungen Ihrer Kollegen

Möchten Sie Ihre Kollegen oder Vorgesetzte von Process Mining und dem Mehrwert für Ihr Unternehmen überzeugen? Dazu es wichtig, zunächst die Einstellung Ihrer Kollegen zu diesem Thema zu ermitteln. Davon ist der Startpunkt Ihrer Initiative abhängig. Teilweise müssen Sie die Entscheidungsträger erst einmal von der Relevanz von Prozessen überzeugen. Darüber hinaus sollten Sie den Entscheidern Ihre Motivation für ein Process-Mining-Projekt vermitteln. Argumentieren Sie beispielsweise, warum es lohnt anstelle mit ad-hoc Workarounds bekannte (Prozess-)Probleme mit langfristigen Lösungen anzugehen

Bei Gesprächen mit den Kollegen, die sie von Ihrer Initiative überzeugen wollen, werden Sie bis zu fünf verschiedenen Positionen begegnen:

  1. Die Gegner sind gegen Ihre Process-Mining-Initiative und sprechen sich auch aktiv gegen diese aus. 
  2. Die Ablehner sind zwar gegen Ihre Process-Mining-Initiative, aber arbeiten nicht dagegen sie.
  3. Die Neutralen sind weder für noch gegen Process Mining.
  4. Die Befürworter sind zwar für Ihre Process-Mining-Initiative, aber unterstützen diese nicht aktiv.
  5. Die Mitstreiter befürworten Ihre Process-Mining-Initiative. Von den Mitstreitern erhalten sie Unterstützung und Zuspruch. 

Wie gehe ich mit den einzelnen Personengruppen um?

In Gesprächen, Themenworkshops und Umfragen sollte herausgefunden werden, welche Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte zu welcher Gruppe gehören. Grundsätzlich ist es entscheidend, Stakeholder über das Thema, die Technologien, Methoden sowie Vorteile und Herausforderungen aufzuklären. So kann vermieden werden, dass Positionen auf Vorurteilen oder fehlendem Wissen beruhen. Mit Gegnern und Ablehnern sollten Sie intensive Gespräche führen und verstehen, warum sie dagegen sind. Nur so können Sie die Argumente des Gegenübers effektiv entkräften oder gar widerlegen. Insbesondere neutrale Personen können mit faktenbasierten Argumente für das Thema gewonnen und zu Befürwortern werden. Mit Kollegen, die Process Mining bereits befürworten sind intensive Unterhaltungen ebenfalls empfehlenswert. Damit stellen Sie sicher, dass auch diese möglichst gut informiert sind und als Multiplikator für das Thema agieren. 

Überzeugen Sie die Entscheider!

Um ein Process-Mining-Projekt zu starten, ist es besonders wichtig, die Personen zu überzeugen, die über das Budget, die Mitarbeiter und die Systeme im Unternehmen entscheiden. Fehlt Ihnen die Zustimmung dieser Personen wird die Initiative trotz großer Unterstützung der Kollegen schwer zu realisieren sein. Die Entscheider haben die Verantwortung über die benötigten Ressourcen, daher ist es entscheidend, dass diese die Relevanz, Sinnhaftigkeit und Dringlichkeit des Themas Process Mining erkennen. Darüber hinaus kann die Umsetzung von Maßnahmen, basierend auf Process-Mining-Resultaten, die Prozesse und Organisation im Unternehmen und teilweise auch die Kundenerfahrung beeinflussen. Dieser Veränderungsprozess sollte von der Führungsebene unbedingt angenommen und mitgetragen werden.

Strategisch transformieren. Smart implementieren. Nachhaltig optimieren.

Mit LANA Process Mining haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Digitalisierungsstrategie. Wie LANA Ihr Unternehmen schneller, effizienter und smarter macht, erfahren Sie im Gespräch mit unseren Experten.

Finden Sie den richtigen Anwendungsfall

Lassen sich Personen partout nicht durch Argumente überzeugen, ist es hilfreich einen konkreten Anwendungsfall bzw. ein konkretes Ziel Ihrer Process-Mining-Initiative zu kommunizieren. Dieser hilft Ihnen bei der Überzeugungsarbeit, da er das Thema greifbarer macht und anschaulich die Chancen von Process Mining darstellt. Der passende Anwendungsfall ist dabei abhängig von der Branche des Unternehmens sowie der Unternehmensgröße. Jedoch führt die Optimierung von Prozessen in jedem Fall zu einer effizienteren Ressourcenausnutzung, Kosteneinsparungen, kurzen (Kunden-)Wartezeiten und der Identifizierung von Prozessabweichungen und Compliance-Verstößen.

Die Experten von Lana Labs beraten Sie gerne bei der Auswahl des geeigneten Anwendungsfalls für Ihr Process-Mining-Projekt. 

Beispiel: Kostenreduktion beim Purchase to Pay

Oftmals eignet sich für ein erstes Projekt der Purchase-to-Pay-Prozess, da Beschaffung in nahezu allen Branchen und Unternehmen relevant ist. Darüber hinaus bietet dieser Prozess in der Regel die höchsten Einsparpotentiale. Diese Einsparpotentiale haben verschiedenste Ursachen:

  • Ungewollte Zusatzarbeit
  • Compliance-Verstöße
  • Ungenutzte Ressourcen
  • Lange Warte- und Liegezeiten
  • Maverick Buying
  • Ausgelassene Prozessschritte, die außerplanmäßig nachgearbeitet werden müssen

Dank Process Mining kann der reale Prozess, anhand seiner Spuren im IT-System, analysiert werden. Darüber hinaus kann der modellierte Soll-Prozess mit dem gefundenen Ist-Prozess verglichen werden, um Conformance-Abweichungen aufzudecken. Durch die im System hinterlegten Zeitstempel können die Durchlaufzeiten des Prozesses analysiert und im Anschluss gezielt verbessert werden. 

In unserem P2P Use Case beschreiben wir detailliert, wie mit Hilfe von LANA Process Mining Einsparpotenziale in Höhe von 1,5 Millionen Euro aufgedeckt wurden.

Grundsätzlich ist es also wichtig, die Entscheidungsträger und betroffen Personen vom Thema Process Mining zu überzeugen. Dies ist am erfolgreichsten, wenn Sie wissen, welche Position Ihr Gegenüber zum Thema hat und Sie diesen mit Hilfe von fundierten Argumenten und anschaulichen Anwendungsfällen überzeugen.

Sprechen Sie mit unseren Experten, um den passenden Anwendungsfall für Ihr Unternehmen zu finden.