Bitte wähle eine Seite für das Kontakt Slideout in den Theme Optionen > Kopfzeilen Optionen

Purchase-to-Pay (P2P) Prozesse optimieren mit Process Mining

Was ist Purchase-to-pay?

Der Purchase-to-Pay-Prozess, kurz P2P-Prozess, in einem Unternehmen bezieht sich auf den Beschaffungsprozess. Dieser Prozess umfasst damit unter anderem das Anfragen einer Bestellung, das Auslösen einer Bestellung, deren Erhalt sowie die schlussendliche Bezahlung der bestellten Leistungen bzw. der Auslieferung der bezogenen Waren. Der P2P-Prozess bezieht sich sowohl auf Waren als auch auf Dienstleistungen.

Der P2P-Prozess ist einer der komplexesten Prozesse in einem Unternehmen und besitzt damit enorme Standardisierungs- und Optimierungspotentiale. Die erwähnte Komplexität birgt jedoch auch Herausforderungen bei der Analyse des Prozesses und verursacht Conformance-Abweichungen wie Maverick Buying. Hier kann Process Mining genutzt werden, um das unübersichtliche Prozessgeflecht zu durchdringen, zu untersuchen und schlussendlich zu optimieren.

Welche Herausforderungen gibt es im P2P-Prozess?

Abweichungen im Einkaufsprozess haben wie nur wenige Abweichungen in anderen Geschäftsbereich direkte Auswirkungen auf die Finanzen des Unternehmens. Somit sind Komplikationen im Einkauf sind immer heikel und bergen enorme Einsparpotentiale.

a) Ressourcenverbrauch durch Nacharbeit

Der P2P-Prozess hat in der Theorie klare Aktivitätsabfolgen: Ein Auftrag wird vergeben, die Rechnung wird erhalten, dokumentiert und beglichen. In der Praxis läuft der Prozess jedoch nicht immer so geradlinig ab und ist ein komplexes Geflecht aus Prozessaktivitäten. Beispielsweise wird ein Auftrag nach Vergabe noch einmal angepasst, eine Rechnung wird geändert, sie wird zu spät versendet oder es gibt Unstimmigkeiten in der Bezahlung.

All diese Punkte verzögern den Prozess und benötigen zusätzliche Ressourcen in Form von Zeit, Geld und Arbeitsauswänden. Darüber hinaus gibt es Fragestellungen wie: Werden Rechnungen eines spezifischen Lieferant häufig im Nachhinein angeglichen? Gibt es eine konkrete Auftragskategorien in der regelmäßig Probleme bei der Bezahlung entstehen? Mit herkömmlichen Methoden ist es jedoch schwierig, diesen Prozessabweichungen auf den Grund zu gehen und Antworten auf solche spezifischen Fragestellungen zu finden.

b) Maverick Buying

Unter Maverick Buying versteht man den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen ohne oder mit nur geringer Einbeziehung der Einkaufsabteilung. Dadurch entsteht eine große Bandbreite an Abweichungen vom Standardeinkaufsprozess. Diese sind zum Beispiel:

  • Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gänzlich an der Einkaufsabteilung vorbei und daraus resultierende Compliance-Verstöße
  • Beschaffung von nicht genehmigten oder den internen Einkaufsanforderungen nicht entsprechenden Waren und Dienstleistungen
  • Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen von nicht genehmigten oder nicht vertrauenswürdigen Anbietern
  • Verlust von Rabattierungen von Partner- und Vertragshändlern

Was wie eine seltene Ausnahme klingt, kommt in der Realität in so gut wie jeder Organisation vor, vom kleinen Familienbetrieb bis zum internationalen Großkonzern. Um so wichtiger ist es daher, diese Probleme frühzeitig zu erkennen und den P2P-Prozess zu optimieren.

c)  Verstrichene Skontofristen

Skontofristen sind jeder Einkaufsabteilung ein Begriff. Durch Verzögerungen im Prozessablauf verstreichen diese Fristen oftmals und das mögliche Einsparpotential kann nicht ausgenutzt werden. EIne Ursache dafür sind beispielsweise durch zu lange Wartezeiten oder Nacharbeit. Die Gründe dafür können vielfältig sein, von Engpässen in der Rechnungsabteilung bis hin zu fehlerhaft ausgestellten Rechnungen.

Die Konsequenz ist jedoch stets die gleiche: Verschenktes Sparpotential. Was für einzelne Aufträge noch unbedeutend wirken mag, häuft sich jedoch über ein Quartal oder das ganze Jahr immer weiter an. Ohne systematischen Überblick über diese Kennzahlen und konkreten Prozessabläufe fallen solche Probleme jedoch nur selten auf.

Process Mining als Wegweiser für die Einkaufsoptimierung

Die Optimierung des Einkaufsprozesse ist aufgrund der hohen Prozesskomplexität ein zeitaufwendiges Unterfangen. Schon der erste Schritt für ein solches Vorhaben ist enorm aufwendig. Manuell müssen alle Prozessvarianten und -kennzahlen identifiziert und dokumentiert werden. Erst darauf aufbauend können die Prozesse analysiert und optimiert werden. Treten bereits in der ersten Phase Fehler auf, beispielsweise wenn Varianten nicht aufgenommen werden, finden sie sich in der Regel in nicht passenden Optimierungsmaßnahmen wieder. So werden Prozessprobleme verschoben statt gelöst.

Process-Mining-Lösungen wie LANA bieten hier effiziente und einfache Abhilfe, um alle gelebten Prozessvarianten und verfügbaren Kennzahlen zu aggregieren, zu visualisieren und folglich zu analysieren. So können die richtigen und problemlösende Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse ergriffen werden.

Bestehende Daten verstehen und nutzen.

Process Mining ist eine Methode zur prozessorientierten Verarbeitung von Daten. Diese in IT-Systemen gespeicherten Daten zu Prozessabläufen- und Kennzahlen werden automatisch mit Software wie LANA Process Mining gelesen und einzelnen analysierbaren Vorgängen zugeordnet. Auf Basis dieser sogenannten Event-Logs visualisiert das Tool die Geschäfts- und Einkaufsprozesse, wie sie im täglichen Betrieb tatsächlich gelebt werden. Process Mining sorgt dadurch auch bei sehr komplexen und unübersichtlichen Prozessen für eine einzigartige Transparenz and Analysierbarkeit. So werden tiefe Einblicke in den Ablauf, die Performance und Conformance von Prozessen ermöglicht, wodurch automatisiert Engpässe, Abweichungen und Optimierungspotentiale identifiziert werden.

Die Aufbereitung realer Prozessdaten bildet die Grundlage für Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse zielgerichtet und datengestützt zu optimieren.

Einkauf von Grund auf optimieren.

Durch die mit Process Mining geschaffene Prozesstransparenz wird es möglich die aufgezeigten Herausforderungen zu meistern. LANA setzt dabei Machine-Learning-Algorithmen ein, um Problemursachen gezielt aufzuzeigen. Der automatisierte Soll-Ist-Abgleich erlaubt zudem den direkten Abgleich zwischen den identifizierten realen und idealen compliance-konformen Prozessabläufen – Conformance Checking durch die Macht der Daten.

Mit LANA Process Mining erreichen sie somit folgende Ziele: 

  • Prozesstransparenz indem Prozesse objektiv und umfassend abgebildet werden

P2P Prozesstransarenz

 

  • Schnellere Durchlaufzeiten und höheren Output durch die Analyse von Kennzahlen

Optimierter Einkauf

 

  • Besseres Monitoring der Prozesskennzahlen

Einkaufsmonitoring

 

  • Effizientere Entscheidungen und Maßnahmen durch datenbasierte Fakten

Entscheidungen auf Faktenbasis

 

  • Realisierung von Skontorabbatierung durch Prediction

Skontorabbatierung realisieren

Risiken proaktiv minimieren.

Die datengestützte Transparenz im Einkaufsprozess ist darüber hinaus ein effektives Werkzeug für umfassendes Controlling. Durch flexibel anpassbare Dashboards und unsere einzigartigen Prediction-Funktionalitäten lassen sich Compliance-Risiken sowie den Verlust von Skonto frühzeitig vorbeugen.

Process Mining stellt den Startpunkt, das Framework und die kontinuierliche Kontrolle der Prozessoptimierung für Unternehmen dar.

Strategisch transformieren. Smart implementieren. Nachhaltig optimieren.

Mit LANA Process Mining haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Digitalisierungsstrategie. Wie LANA Ihr Unternehmen schneller, effizienter und smarter macht, erfahren Sie im Gespräch mit unseren Experten.